web al plato

Un pedido común de nuestros clientes a la hora de planificar su sitio web es incluir en el mismo una manera de enviar a sus usuarios un newsletter o boletín periódicamente.

Esta es una muy buena herramienta para que los usuarios que no visitan el sitio periódicamente pero que están interesados en los productos o servicios de nuestros clientes puedan enterarse de las últimas novedades del mismo.

El problema es que generalmente el cliente no tiene la más mínima idea de dónde obtendrá las direcciones de correo electrónico a las que enviará el newsletter y que con su Outlook Express bastará para la tarea. Mucho menos sobre las consecuencias legales y técnicas que sufriría si su dominio pasa a ser considerado un enviador de SPAM. Para esto debemos estar preparados para asesorarlo en cuanto al funcionamiento y correcta utilización de la herramienta.

El factor más importante

Nuestra amiga, la base de datos de e-mails.

Debemos lograr que nuestro cliente comprenda que la mejor manera de obtener estas direcciones “legítimas” a las cuales enviar sus newsletters es que sean otorgadas por los mismos usuarios con su consentimiento expreso para recibirlos.

Otra posibilidad para obtener direcciones “legítimas” puede ser enviar un correo personalizado a clientes y/o proveedores de sus servicios pidiendo permiso expreso para ser incluidos en nuestra base de datos.

No son válidas las direcciones que procedan de:

• Bases de datos de e-mails compradas en mercados non sanctos
• Direcciones cedidas por empresas “amigas” o que pertenezcan al mismo grupo
• Direcciones obtenidas de sitios web u otros servicios. Que la gente o empresas publiquen sus direcciones de e-mail no significa que quieran recibir en ellas noticias u ofertas no solicitadas.

Las consecuencias de utilizar bases de datos  con este tipo de direcciones no autorizadas van desde lo legal hasta lo técnico. Estas son algunas de los problemas que puede traer utilizar hacer envíos a estas direcciones:

• Que su dominio sea incluído en “listas negras” por lo que es posible que cualquier mensaje que el cliente envía (desde su programa de escritorio, etc.) sean clasificados directamente como SPAM o peor aún nunca lleguen a destino.
• Que su sitio sea hackeado. Una persona con ciertos conocimientos y lo suficientemente enojada puede llevar a cabo este tipo de ataques al sitio web desde donde proceden los mensajes.
• Mala imagen para la marca y/o servicio que se promociona.
• Demandas legales con consecuencias económicas. Si bien no está regulado en todos los países en muchos de ellos se pueden enfrentar graves cargos.

La conclusión es que nuestro cliente debe comprender que de uno u otro modo pueden acabar afectando su organización directamente y que si aún así decide enviar correo a estas direcciones será bajo su completa responsabilidad.

Consejo para diseñadores y desarrolladores: cuando este sea el caso se recomendamos a nuestros colegas no utilizar sus propios servidores para hacer los envíos. Si se utilizarán servicios externos para el envío solicitar al cliente registrarse con sus propios datos resguardando nuestras propias cuentas de estas peligrosas decisiones.

Opciones de envío

Existen varias opciones a la hora realizar el envío de un newsletter a un grupo direcciones de correo electrónico. Entre las más utilizadas podemos citar las siguientes:

Utilizar una plantilla y un programa de correo electrónico

Si bien puede resultar para el cliente la opción más sencilla debido a que utiliza y conoce la herramienta a continuación expondremos algunos de los motivos por los cuales esta no resulta en absoluto una buena alternativa:

• Alta probabilidad de “romper” la plantilla al editarla
• Alta dificultad para lograr una plantilla que se adapte a los clientes de correo más utilizados (ya sean Webmail o de escritorio).
• La administración de la base de datos se realiza manualmente teniendo que agregar o quitar las direcciones editando la libreta de direcciones del programa de correo que se utiliza para enviar los mensajes.

Desarrollo de un sistema de envío de newsletters a medida

Resulta una buena opción cuando el envío del newsletter requiere ciertos niveles de personalización o automatización. Por ej. que el newsletter se genere automáticamente en base a los contenidos de alguna sección del sitio web del cliente. Quizás sea la solución más recomendable para grandes empresas que tengan necesidades muy puntuales a la hora de gestionar sus envíos.

También permite automatizar la gestión de la base de datos de direcciones de correo permitiendo al usuario suscribirse o desuscribirse al newsletter, exportar la base de datos para otros usos,  hacer backups de la misma, etc.

El mayor inconveniente de esta solución es que el costo de desarrollo es elevado y el período de pruebas y ajustes puede  resultar relativamente largo.

Envío utilizando un servicio especializado

Existen multitud de servicios recomendables para gestionar el envío de los newsletters de nuestros clientes. Esta es la mejor opción en relación prestaciones / costo para la mayoría de los sitios webs que necesitan gestionar eficientemente la comunicación con sus usuarios.

Algunas de las ventajas que obtenemos al utilizar este tipo de servicios son:

• Gestión de listas de correos. Permite la posibilidad de mantener diferentes listados, generar formularios de suscripción, manejar desuscripciones.
• Plantillas pre diseñadas y probadas en la mayoría de los clientes de correo webmail y de escritorio.
  Sin embargo generalmente el cliente necesita diseñar una plantilla que se adapte a la imagen de su marca y sus requerimientos. El diseñador o desarrollador web del cliente (¿nosotros?) puede diseñar una plantilla y luego utilizarla en estos servicios.
• Una vez implementada una plantilla el cliente puede generar nuevas campañas utilizando la misma plantilla. Proveen además herramientas para editar sencillamente el contenido de los mensajes.
• Estadísticas de los envíos que permiten conocer cuántos abrieron el newsletter en su correo, cuántas direcciones de correo fallaron y muchos otros datos útiles para conocer el resultado de cada campaña.
• Bajos costos. Si bien cuentan con diferentes esquemas de tarifas el costo de envío de una campaña generalmente es accesible para la mayoría de nuestros clientes.
• Evita el problema de que nuestros servidores de correo sean considerados enviadores de SPAM.

La principal limitación de estos servicios es que exigen que la base de datos de e-mails sean obtenidas legítimamente. No cumplir con esta regla puede llevar a la suspensión de nuestra cuenta y a afrontar los gastos que las demandas legales puedan generar.

Algunos de los servicios que analizamos para recomendar a un cliente fueron:

Mailchimp.com

Campaignmonitor.com

¿Entonces qué le recomiendo a mi cliente?

En primer lugar lo que debería hacer nuestro cliente ya mismo (si es que aún no las tiene) es instrumentar las herramientas necesarias para obtener direcciones “legítimas” y fiables de sus clientes y usuarios. Esto podemos lograrlo mediante un formulario de suscripción en sus sitios o contactándolos personalmente para solicitarles ser incluídos en su base de datos.

En segundo lugar deberemos estudiar cuál de las opciones expuestas anteriormente se adapta mejor a sus necesidades y de acuerdo a esto asesorarlo sobre las ventajas y desventajas que encontará con cada alternativa.

Resulta nuestra obligación conocer sobre el tema, asesorar al cliente y tratar de desalentar un envío de e-mails que pueda ser considerado SPAM, poniéndolo en conocimiento de las consecuencias antes de que cometa un error que podría costarle muy caro a él y a dañar nuestra imagen como desarrolladores / diseñadores web si quedamos en medio de un problema de este tipo.